Le règlement de la course

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REGLEMENT L'EKIDEN ET LE RELAIS 15KM DE VILLENAVE D'ORNON 2023

Art 1 : Organisation

La 9ème édition de l''Ekiden de Villenave d'Ornon, le relais marathon, et le relais 15k  se dérouleront le samedi 21 octobre 2023, en nocturne départ 18h00. Frontale ou ventrale obligatoire à partir de 18h45. Cette course est organisée par le club athlétique villenavais sur le stade Trigan chemin de couhins à Villenave d'Ornon. Cette épreuve sera organisée selon les dispositions prévues par la règlementation des courses hors stade.
L'ékiden sera épreuve à label régional FFA, et support des championnats départementaux d'ékiden 2023. Le parcours est mesuré officiellement par des officiels hors stade FFA.

Art 2 : 4 épreuves

L'ékiden :
L'ékiden est une course par équipe et en relais sur la distance du marathon. L'épreuve se déroule sur un circuit de 5km.
Chaque équipe est contituée de 6 relayeurs parcourant les distances suivantes :
1er relayeur : 5km 2ème relayeur : 10km 3ème relayeur : 5km
4ème relayeur : 10km 5ème relayeur : 5km 6ème relayeur : 7,195km
Départ de l'ékiden : Il sera donné à 18h00, rassemblement et briefing à 17h45. Départ et arrivée stade trigan à Villenave. Le dernier relayeur doit impérativement prendre son relais avant 21h00.
Equipes de 6 hommes ou 6 femmes ou mixte (3hommes/3 femmes) ou vétérans. Les autres configurations ne donneront pas lieu à podium.

Le relais marathon :
Le relais marathon est une course par équipe et en relais sur la distance du marathon. L'épreuve se déroule sur un circuit de 5km.
Chaque équipe est contituée de 4 relayeurs parcourant les distances suivantes :
1er relayeur : 15km 2ème relayeur : 10km 3ème relayeur : 10km 4ème relayeur : 7,195km
Départ du relais marathon : Il sera donné à 18h00, rassemblement et briefing à 17h45. Départ et arrivée stade trigan à Villenave. Le dernier relayeur doit impérativement prendre son relais avant 21h00.
Equipes de 4 hommes ou 4 femmes ou mixte.

Le relais 15km :
Le relais 15km est une course par équipe et en relais sur la distance de 15km. L'épreuve se déroule sur un circuit de 5km. Chaque équipe est constituée de 3 relayeurs parcourant les distances suivantes :
1er relayeur : 5km 2ème relayeur : 5km 3ème relayeur : 5km
Départ du relais 15km : Il sera donné 19h15, rassemblement et briefing à 19h00. Départ et arrivée stade trigan.
Equipes de 3 hommes ou 3 femmes ou mixte. Les autres configurations ne donneront pas lieu à podium.
Le relais 15km en duo :
Le relais 15km en duo est une course par équipe et en relais sur la distance de 15km. L'épreuve se déroule sur un circuit de 5km. Chaque équipe est constituée de 2 relayeurs parcourant les distances suivantes :
1er relayeur : 5km 2ème relayeur : 10km
Départ du relais 15km : Il sera donné 19h15, rassemblement et briefing à 19h00. Départ et arrivée stade trigan.
Equipes de 2 hommes ou 2 femmes ou mixte. Les autres configurations ne donneront pas lieu à podium.
La prise de relais sera "obligatoire" dans la zone prévue à cet effet sous peine d'exclusion, 20 mètres de part et d'autre de la ligne départ/arrivée.
Un jury veillera au bon déroulement de l'épreuve. La mise hors course d'une équipe pourra être prononcée en cas de non respect du règlement, en cas de comportement non sportif ou dangereux pour les autres coureurs. L'avis du comité d'organisation sera souverain.
Une ambiance musicale et une animation de la course seront assurées durant l'épreuve.

Art 3 : Responsabilité, licences, catégories et certificat médical

Les inscriptions sont ouvertes aux coureurs licenciés et non licenciés né(es) en 2008 et avant. Les licenciés FFA, UFOLEP, FSCF, FSGT doivent joindre une photocopie de leur licence sportive pour la saison 2023/2024 (avec mention de non contre indication de la pratique de l'athlétisme en compétition ou de tous les sports en compétition pour les licenciés UFOLEP, FSCF, FSGT. Les non licenciés et licenciés autres fédérations doivent joindre un certificat médical (ou sa copie conforme) de non contre indication à la pratique de l'athlétisme ou de la course à pied ou de tous les sports  en compétition datant de moins d'un an.
Les catégories : cadets : 2007/2008, juniors : 2005/2006, espoirs : 2002 à 2004, séniors : 1990/2001, masters 1989 et avant.
Selon le règlement FFA, la catégorie minime : 2009/2010 ne peut pas participer à l'ékiden, ni aux relais.

Art 4 – Le chronométrage :

Il sera assuré par le CAV et Chrono 33 et se fera avec un système de puce électronique. Les résultats, au format GM CAP/Ipico seront édités régulièrement. Un écran LCD 120cm sera utilisé pour un affichage en temps réel du classement de l'ékiden.
Toute puce ou dossard non récupéré à l'issue de l'épreuve sera facturé 15 € et entraînera la disqualification immédiate de l'épreuve.

Art 5 - Inscriptions et retrait des dossards:

Les inscriptions se font en ligne sur notre site jusqu'au 19 octobre ou par courrier à l'aide du bulletin d'engagement officiel mis en ligne sur le site jusqu'au 17 octobre (remise 5% pour les équipes club FFA) : http://www.ekiden-villenave.fr
Pour l'ékiden (6 relayeurs), pour les inscriptions reçues avant le 14 octobre, les droits d'inscription par équipe sont fixés à 80 euros, après et jusqu'au 18 octobre 85 euros et 90 euros après.
Pour le relais marathon (4 relayeurs), pour les inscriptions reçues avant le 14 octobre, les droits d'inscription par équipe sont fixés à 60 euros, après et jusqu'au 18 octobre 65 euros et 70 euros après.
Pour le relais 15km (3 relayeurs), pour les inscriptions reçues avant le 14 octobre, les droits d'inscription par équipe sont fixés à 40 euros, après et jusqu'au 18 octobre 45 euros et 50 euros après.
Pour le relais 15km en duo, pour les inscriptions reçues avant le 14 octobre, les droits d'inscription par équipe sont fixés à 29 euros, après et jusqu'au le 18 octobre 34 euros et 39 euros après.
Seules les 70 premières équipes sur l'ékiden, les 10 premières sur le relais martahon, les 15 premières sur le relais 15km à 3 et les 10 premières sur le relais 15km en duo seront acceptées.
Le bulletin d'inscription papier sera accompagné du paiement des droits par chèque bancaire (à l'ordre du CA VILLENAVAIS) et de la copie de licence pour la saison 2023/2024 ou à défaut un certificat médical valide (cf. Art 3) adressés à :
Club Athlétique Villenavais BP 10031   33883 Villenave d'Ornon
Les chèques seront encaissés 6 jours avant l'épreuve. Il n'y aura pas de remboursement après cette date en cas de désistement. La date limite de réception des bulletins d'inscription est fixée au 17 octobre 2023 sous réserve de la limite fixée. Toute inscription supplémentaire sera mise sur une liste d'attente. Les principaux intéressés seront alors prévenus soit par email, soit par courrier postal, ou bien encore par téléphone dans les plus brefs délais dans le cas où leur participation serait retenue.
Les dossards pourront être retirés tous les après midi à partir du 14 octobre.
Les dossards doivent être visibles dans leur intégralité : le retrait du dossard vaut acceptation du présent règlement.

Art 6 – Couverture médicale:

Une assistance médicale sera assurée par un médecin et les secouristes de la protection civile de la gironde.

Art 7 – Vestiaires et sanitaires :

Le stade Trigan présente tous les équipements sanitaires (douches, toilettes...) nécessaires aux coureurs, des vestiaires collectifs non surveillés seront disponibles pendant la durée de l'épreuve. Les concurrents sont invités à prendre toutes précautions pour prévenir des pertes ou vols de matériel.

Art 8 - Récompenses :

Chaque concurrent se verra remettre un lot souvenir avec le pack inscription.
La cérémonie des récompenses aura lieu dès que possible à partir de 22h00.
Seront récompensés (sous réserve qu'il y ait au moins 6 équipes inscrites dans la catégorie :

Pour l'ékiden, les 3 premières équipes hommes, les 3 premières femmes, les 3 premières mixte (3 hommes/3femmes), les 3 premiers vétérans et en fonction des équipes inscrites.

Pour le relais marathon à 4, le relais 15km à 2 et à 3, les trois 1ère équipe hommes, femme et mixte (3 hommes/3femmes) .

Art 9 - Assurance :

Les organisateurs sont couverts en responsabilité civile par une police d'assurance en conformité avec la charte des courses hors stade. Les licenciés bénéficient des garanties accordées par leur licence. Il incombe aux non-licenciés de s'assurer personnellement. Par son engagement, chaque coureur déclare être personnellement assuré et dégage la responsabilité des organisateurs pour tout accident physiologique survenant pendant la course ou en découlant. Les organisateurs déclinent toute responsabilité en cas de défaillance due à un mauvais état de santé ou en cas de vol.

Art 10 – Droits d'images:

L'organisation se réserve le droit d'exploiter les images photographiques et les reportages vidéos réalisés pendant l'ékiden de Villenave d'Ornon dans le but de promouvoir ''L'ékiden de Villenave d'Ornon''. En vous inscrivant à cette épreuve vous abandonnez votre droit à l'image et vous autorisez à titre gracieux la reproduction et l'exploitation de votre image au profit de l'organisation (voir de ses partenaires) pour une durée limitée à cinq ans.

Art 11 – Loi informatique et libertés :

Conformément aux dispositions de la loi n°78-17 du 11 janvier 1978 modifiée dite ''informatique et libertés'', si des participants souhaitent s'opposer à la publication de leur résultats, ils doivent expressément en informer l'organisateur et le cas échéant la FFA à l'adresse électronique suivante : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. .

Art 12 – Autorisation parentale :

Pour les mineurs, une autorisation parentale est obligatoire (signature du représentant légal avec nom et prénom sur le bulletin d'inscription.

Art 13 – Litiges :

En cas de litige, seul le Directeur de course réglera les problèmes éventuels.

Art 14 :

Les concurrents reconnaissent avoir pris connaissance du présent règlement et en acceptent les dispositions. Si obligation de dernière minute, les organisateurs se réservent le droit de modifier le présent règlement.

Art 15 : Annulation inscription ou épreuve

Dans le cadre d'une annulation d'une équipe, pas d'annulation et de remboursement dans la dernère semaine précédent l'épreuve, et avant remboursement possible avec déduction de 5 euros.

Dans le cadre d'une annulation de l'organisateur, il vous sera proposé de reporter votre inscription sur 2022 ou 2023 ou sur une autre épreuve du CAV ou un remboursement avec déduction de 5 euros.